EU-Produktsicherheitsverordnung: Leitfaden für Nicht-EU-Händler

Verkaufen Sie aus der Schweiz, Großbritannien, den USA oder China an Verbraucher in der EU? Dann hat sich Ihre Ausgangslage am 13. Dezember 2024 geändert. Seit diesem Tag gilt die EU-Produktsicherheitsverordnung (GPSR), die Verordnung (EU) 2023/988, unmittelbar in allen Mitgliedstaaten. Sie ersetzt die alte Richtlinie und nimmt vor allem Sie als Nicht-EU-Händler stärker in die Pflicht. Der Kern in einem Satz: Ohne eine in der EU niedergelassene Verantwortliche Person dürfen Sie kein Produkt mehr an EU-Endverbraucher verkaufen.

Das klingt nach viel Bürokratie, ist aber überschaubar, wenn man die Reihenfolge kennt. Dieser Leitfaden geht die Pflichten der Reihe nach durch: Wer braucht eine Verantwortliche Person, was kostet sie, welche Angaben müssen auf das Produkt und das Listing, und welche Dokumentation müssen Sie vorhalten. Eine breitere Übersicht über die gesamte Regulierung finden Sie in unserem Hauptbeitrag zur Produktsicherheitsverordnung.

Warum die Verordnung gerade Nicht-EU-Händler trifft

Die Logik dahinter ist einfach. Die Marktüberwachung braucht innerhalb der EU einen Ansprechpartner, den sie erreichen kann. Sitzt der Hersteller in Shenzhen und der Händler in Manchester, läuft jede Behördenanfrage ins Leere. Deshalb schreibt Artikel 16 der Verordnung vor, dass für jedes Produkt ein in der EU ansässiger Wirtschaftsakteur die Verantwortung übernimmt.

Eine Stimme aus der Praxis bringt es auf den Punkt: Seit dem 13. Dezember 2024 dürfen Nicht-EU-Verkäufer nicht mehr direkt an Verbraucher verkaufen, ohne eine Verantwortliche Person in der EU. Wer aus einem Drittland liefert, kommt an dieser Rolle nicht vorbei. Das gilt unabhängig davon, ob Ihre Produkte ein erkennbares Sicherheitsrisiko haben. Ein Händler formulierte die verbreitete Verwirrung im Amazon-Forum so: Braucht man eine Verantwortliche Person, wenn es gar keine Sicherheitsprobleme gibt? Die Antwort lautet ja, denn das Gesetz verlangt sie für praktisch jedes Verbraucherprodukt, von einer sehr kurzen Ausnahmeliste wie Lebensmitteln abgesehen.

Wichtig für die Einordnung: Für 2026 entstehen dadurch keine grundsätzlich neuen Pflichten. Die Verordnung gilt seit Dezember 2024. Was sich verändert hat, ist der Druck. Das deutsche Begleitgesetz, das novellierte Produktsicherheitsgesetz, trat am 19. Februar 2026 in Kraft und führte Bußgeld- und Straftatbestände für GPSR-Verstöße ein. Parallel digitalisiert die Marktüberwachung ihre Verfahren, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass fehlende oder falsche Kennzeichnungen auffallen. Die Verordnung war schon da. Jetzt wird sie konsequenter durchgesetzt.

Die zentrale Pflicht: eine Verantwortliche Person in der EU

Die Verantwortliche Person ist ein in der EU niedergelassener Wirtschaftsakteur, der für Ihr Produkt geradesteht. Das kann ein Importeur sein, ein Bevollmächtigter oder, als letzte Instanz, ein Fulfillment-Dienstleister. Diese Person ist kein Briefkasten. Sie muss konkrete Aufgaben erfüllen.

Folgende Anforderungen hängen an der Rolle:

• Kontaktdaten. Name, ladungsfähige Postanschrift und eine elektronische Adresse, also eine E-Mail-Adresse oder ein Kontaktformular.
• Kennzeichnung. Diese Kontaktdaten müssen auf dem Produkt, der Verpackung oder einer Begleitunterlage angebracht sein.
• Online-Angebot. Dieselben Angaben müssen gut sichtbar im Produkt-Listing erscheinen.
• Dokumentationspflicht. Die Verantwortliche Person muss Zugang zur technischen Dokumentation haben und sie aufbewahren.
• Zusammenarbeit mit Behörden. Sie nimmt Anfragen der Marktüberwachung entgegen und leitet sie weiter.

Eine Klarstellung, die in der Praxis oft untergeht: Ihr Importeur muss die Pflichten der Verantwortlichen Person tatsächlich erfüllen, einschließlich der Aufbewahrung der Dokumentation, der Zusammenarbeit mit Behörden und der Anbringung seiner Kontaktdaten auf dem Produkt. Ein Importeur auf dem Papier genügt nicht. Wenn Sie die Verantwortliche Person delegieren, müssen Sie sicherstellen, dass die Person die Rolle auch ausfüllt. Mehr zu Auswahl, Vertrag und Haftung steht in unserem Beitrag zur Verantwortlichen Person.

Eine Reihenfolge ist hier hilfreich. Der Fulfillment-Dienstleister wird nur dann automatisch zur Verantwortlichen Person, wenn es weder einen Hersteller noch einen Importeur noch einen Bevollmächtigten in der EU gibt. Verlassen Sie sich also nicht stillschweigend darauf, dass Amazon oder ein anderer Lagerdienstleister diese Rolle übernimmt. Das geschieht nicht automatisch.

Ihre vier Optionen als Nicht-EU-Händler

Es gibt nicht den einen richtigen Weg. Welche Option passt, hängt davon ab, ob Sie bereits Strukturen in der EU haben und wie viele Produkte Sie verkaufen.

Option 1: Den eigenen Importeur nutzen. Wenn Sie ohnehin über einen Importeur in der EU verkaufen, kann dieser die Verantwortliche Person sein. Die Kosten sind Verhandlungssache und oft niedrig, weil die Struktur bereits existiert. Der Haken: Der Importeur muss die Pflichten wirklich erfüllen, nicht nur seinen Namen hergeben.

Option 2: Einen Bevollmächtigten beauftragen. Spezialisierte Dienstleister übernehmen die Rolle gegen eine Jahresgebühr. Das ist die saubere Lösung für Händler ohne eigene EU-Präsenz. Sie zahlen laufende Kosten, bekommen dafür aber eine professionelle Abwicklung.

Option 3: Einen Fulfillment-Dienstleister nutzen. Manche Fulfillment-Anbieter bieten den Service an, andere nicht. Die Integration kann reibungslos sein, aber Sie müssen aktiv klären, ob der Anbieter die Rolle überhaupt anbietet und schriftlich zusagt.

Option 4: Eine eigene EU-Niederlassung gründen. Eine Tochtergesellschaft in der EU gibt Ihnen volle Kontrolle. Sie ist mit Abstand die teuerste Variante, ab etwa 5.000 Euro aufwärts, und bringt laufenden Verwaltungsaufwand. Das lohnt sich meist erst bei größerem Volumen.

Was eine Verantwortliche Person kostet

Die laufenden Kosten sind für viele kleine Händler der wunde Punkt. Ein Verkäufer schrieb im Forum, das Ganze sei ein Albtraum für kleine Anbieter, weil es keine klare Anleitung gebe, wie man an eine Verantwortliche Person kommt. Die gute Nachricht: Die Grundvariante ist bezahlbar.

Für einen einfachen Service liegen die typischen Kosten zwischen 150 und 500 Euro pro Jahr, abhängig vom Anbieter und der Anzahl der Produkte. Dafür bekommen Sie eine EU-Adresse und die Weiterleitung von Behördenanfragen. Ein Premium-Service zwischen 500 und 2.000 Euro pro Jahr umfasst zusätzlich die Erstellung der technischen Dokumentation und der Risikobewertung. Ein Enterprise-Vollservice mit rechtlicher Vertretung kostet mehr als 2.000 Euro.

Ein praktischer Hinweis aus der Community: Anbieter aus Estland, Litauen oder Irland sind häufig günstiger. Wer Preise vergleicht, sollte auf Transparenz achten und klären, was im Preis enthalten ist. Eine detaillierte Aufschlüsselung finden Sie in unserem Beitrag zu den GPSR-Kosten.

Was auf das Produkt und ins Listing muss

Die Kennzeichnung ist der Teil, an dem die Marktüberwachung am schnellsten ansetzt, weil er von außen sichtbar ist. Hier geht es um zwei Ebenen: das physische Produkt und das Online-Angebot.

Auf dem Produkt selbst, der Verpackung oder einer Begleitunterlage müssen Name, Postanschrift und elektronische Adresse der Verantwortlichen Person stehen. Bei Produkten aus dem EU-Ausland müssen die Angaben zur Verantwortlichen Person mit Sitz in der EU sichtbar gemacht werden. Das ist in der Regel der Importeur, ein Fulfillment-Dienstleister oder ein Bevollmächtigter. Diese Rückverfolgbarkeitsangaben, dazu gehören auch Modell- oder Chargennummer und die Herstelleradresse, regelt Artikel 9, genauer die Absätze 5 bis 7. Sie sitzen nicht in Artikel 16.

Im Online-Angebot gilt das Gleiche. Auf der digitalen Angebotsseite müssen Name, Postanschrift und elektronische Adresse des Herstellers, bei Nicht-EU-Waren der Verantwortlichen Person, klar ersichtlich sein. Wer hier nachlässig agiert, riskiert Bußgelder. Es reicht also nicht, das Etikett zu drucken. Die Angaben gehören auch in jedes Listing, sichtbar und nicht versteckt in einem Reiter. Welche Sicherheitshinweise und Pflichtangaben sonst noch ins Listing gehören, behandelt unser Beitrag zur GPSR-Informationspflicht.

Technische Dokumentation und Risikobewertung

Hinter der Kennzeichnung steht die eigentliche Substanz: der Nachweis, dass Ihr Produkt sicher ist. Artikel 9 verlangt für jedes Produkt eine Risikobewertung und eine Technische Dokumentation. Beides muss vorliegen, bevor Sie in Verkehr bringen.

Die Risikobewertung beschreibt, welche Gefahren von Ihrem Produkt ausgehen können und wie Sie sie eingegrenzt haben. Die Technische Dokumentation bündelt Produktbeschreibung, die durchgeführte Risikobewertung und gegebenenfalls weitere Nachweise. Wie Sie eine belastbare Risikobewertung aufbauen, zeigt unser Beitrag zur GPSR-Risikobewertung.

Ein häufiges Missverständnis betrifft die Konformitätserklärung. Eine förmliche Konformitätserklärung ist nur für harmonisierte Produkte verpflichtend, also für Waren mit CE-Kennzeichnung. Für reine GPSR-Produkte ist eine solche Erklärung gesetzlich nicht vorgeschrieben. In der Praxis fordern Marktplätze trotzdem oft eine Selbsterklärung an. Das ist eine Anforderung des Marktplatzes, keine gesetzliche Pflicht. Verwechseln Sie das nicht.

Die Aufbewahrungsfrist steht in Artikel 9 Absatz 7: Sie müssen die Dokumentation zehn Jahre lang vorhalten, gerechnet ab dem Inverkehrbringen. Das können Sie selbst tun oder Ihrer Verantwortlichen Person überlassen. Wichtig ist, dass die Unterlagen im Zugriff bleiben, falls die Marktüberwachung anfragt.

Gibt es Ausnahmen?

Kurz: kaum. Es gibt keine Ausnahme für Kleinunternehmer oder für handgefertigte Produkte. Die Verordnung kennt diese Sonderbehandlung nicht. Wer auf Etsy handgemachte Ware verkauft, unterliegt denselben Pflichten wie ein großer Importeur. Details dazu stehen im Beitrag zu GPSR und Kleinunternehmern.

Eine relevante Abgrenzung betrifft digitale Produkte. Reine digitale Dateien wie PDFs oder E-Books fallen grundsätzlich nicht in den Geltungsbereich der Produktsicherheitsverordnung. Umstritten ist allein der Status eigenständiger Software.

Die Schritte in der richtigen Reihenfolge

Wenn Sie das Ganze als Projekt angehen, hilft eine feste Reihenfolge. Erst die Verantwortliche Person, dann die Daten, dann die Kennzeichnung, dann die Dokumentation. So vermeiden Sie, dass Sie Etiketten drucken, bevor klar ist, wessen Adresse darauf steht.

1. Verantwortliche Person klären oder beauftragen. Prüfen Sie zuerst, ob Ihr Importeur die Rolle übernimmt. Wenn nicht, beauftragen Sie einen spezialisierten Dienstleister.
2. Herstellerdaten ermitteln. Erfragen Sie beim Hersteller die vollständigen Kontaktdaten, also Name, Adresse und E-Mail. Ohne diese Angaben können Sie die Rückverfolgbarkeit nicht herstellen.
3. Produktkennzeichnung anpassen. Lassen Sie Etiketten mit Ihren Daten und denen der Verantwortlichen Person drucken.
4. Online-Listings aktualisieren. Fügen Sie die GPSR-Pflichtangaben direkt in die Produktbeschreibung ein, sichtbar und vollständig.
5. Technische Dokumentation erstellen und zehn Jahre aufbewahren. Risikobewertung, Produktbeschreibung und, sofern erforderlich, eine Konformitätserklärung gehören in die Akte.

Wo EUProof hilft und wo nicht

EUProof erstellt die GPSR-Compliance-Dokumente, die hinter den Pflichten stehen: die Risikobewertung, die technische Dokumentation und die nötigen Sicherheitshinweise, abgestimmt auf Ihre Produktkategorie. Damit decken Sie die Schritte ab, die Substanz verlangen, nicht nur eine Adresse.

Was EUProof nicht ist: ein Anbieter einer Verantwortlichen Person. Wir stellen keine in der EU niedergelassene Verantwortliche Person bereit und treten nicht als Bevollmächtigter auf. Diese Rolle müssen Sie über Ihren Importeur, einen spezialisierten Dienstleister oder eine eigene EU-Niederlassung lösen. Sie sind unsicher, ob die Verordnung Sie überhaupt betrifft? Der Schnelltest gibt eine erste Einordnung.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und keine Rechtsberatung. Lassen Sie Ihre Pflichten von einer qualifizierten Fachperson oder Ihrer verantwortlichen Person prüfen.