GPSR-Konformitätserklärung: Vorlage und Anleitung (2026)

Wenn Amazon oder Etsy Sie zur Konformitätserklärung auffordert, kommt schnell die Annahme auf, das sei eine gesetzliche Pflicht aus der Produktsicherheitsverordnung. Das stimmt so nicht. Eine förmliche EU-Konformitätserklärung ist nur für harmonisierte Produkte mit CE-Kennzeichnung vorgeschrieben. Für reine GPSR-Waren ist sie eine vom Marktplatz angeforderte Selbsterklärung, kein gesetzliches Muss. Trotzdem lohnt sich das Dokument, und dieser Beitrag zeigt Ihnen, was hineingehört, plus eine Vorlage zum direkten Übernehmen.

Die Produktsicherheitsverordnung, Verordnung (EU) 2023/988, gilt seit dem 13. Dezember 2024 unmittelbar in allen Mitgliedstaaten und hat die alte Richtlinie über die allgemeine Produktsicherheit abgelöst. Was sie tatsächlich verlangt, ist klar formuliert: eine interne Risikobewertung und eine technische Dokumentation. Wie eine Fachstelle es zusammenfasst: "Manufacturers shall carry out an internal risk analysis and draw up technical documentation containing at least a general description of the product and its essential characteristics relevant for assessing its safety." Die Konformitätserklärung ist davon ein praktischer Auszug, nicht das Pflichtdokument selbst.

Was eine GPSR-Konformitätserklärung ist

Die EU-Konformitätserklärung, auch Declaration of Conformity oder kurz DoC, ist eine schriftliche Erklärung, mit der der Hersteller bestätigt, dass sein Produkt die relevanten Sicherheitsanforderungen erfüllt. Bei harmonisierten Produkten ist sie der formale Abschluss des Konformitätsbewertungsverfahrens. Bei reinen GPSR-Waren ist sie eine freiwillige, aber sinnvolle Zusammenfassung dessen, was Sie in Ihrer Risikobewertung und technischen Dokumentation ohnehin festgehalten haben.

Die GPSR selbst definiert keine feste Form für dieses Dokument. In der Praxis greifen Hersteller deshalb auf die von CE-Produkten bekannte Struktur zurück. Das ist auch der Aufbau, den Marktplätze erwarten, wenn sie eine Erklärung anfordern. Ein Anbieter beschreibt die Erwartung so: "Hiermit erklären wir, dass das oben genannte Produkt mit der General Product Safety Regulation (GPSR) konform ist."

Pflicht oder freiwillig: der entscheidende Unterschied

Hier wird viel durcheinandergebracht, deshalb die saubere Trennung. Eine förmliche Konformitätserklärung ist nur dann gesetzlich verpflichtend, wenn für das Produkt eine harmonisierte Rechtsvorschrift mit CE-Kennzeichnung greift. Spielzeug, Elektrogeräte oder persönliche Schutzausrüstung fallen darunter. Für diese Produkte ist die EU-Konformitätserklärung Teil des vorgeschriebenen Verfahrens.

Fällt Ihr Produkt nur unter die GPSR und nicht unter eine harmonisierte Vorschrift, dann verlangt das Gesetz keine eigene Erklärung. Es verlangt die Risikobewertung und die technische Dokumentation nach Artikel 9. Wenn ein Marktplatz dennoch eine Konformitätserklärung von Ihnen will, handelt es sich um eine Selbsterklärung, die der Marktplatz aus eigenem Antrieb abfragt. Sie schadet nicht, im Gegenteil, sie ist ein kompakter Nachweis Ihrer Sorgfalt. Verwechseln Sie sie nur nicht mit der eigentlichen Pflicht, die in der Dokumentation dahinter steckt. Mehr zum Aufbau dieser Unterlagen finden Sie in unserem Beitrag zur technischen Dokumentation und zur Risikobewertung.

Mindestinhalt einer GPSR-Konformitätserklärung

Damit die Erklärung von der Marktüberwachung und vom Marktplatz akzeptiert wird, sollte sie folgende Angaben enthalten:

• Produktidentifikation: Produktname, Modellnummer, Chargen- oder Seriennummer.
• Hersteller: vollständiger Name und Adresse, inklusive E-Mail.
• Verantwortliche Person in der EU: nur erforderlich, wenn der Hersteller außerhalb der EU sitzt, mit Name und Adresse.
• Erklärung der Konformität: die ausdrückliche Aussage, dass das Produkt der Verordnung (EU) 2023/988 entspricht.
• Angewandte Normen: Liste der herangezogenen harmonisierten Normen, etwa einschlägige EN-Normen.
• Ort und Datum der Ausstellung.
• Unterschrift mit Name und Funktion der verantwortlichen Person.

Der Punkt zur Verantwortlichen Person ist für Händler außerhalb der EU keine Formsache. Wer als Nicht-EU-Akteur Produkte auf dem EU-Markt anbietet, muss nach Artikel 16 eine in der EU niedergelassene Verantwortliche Person benennen, und deren Daten gehören in die Erklärung. Was diese Rolle umfasst, lesen Sie in unserem Beitrag zur Verantwortlichen Person.

Mustervorlage zum Übernehmen

Die folgende Vorlage deckt den oben beschriebenen Mindestinhalt ab. Sie können sie direkt übernehmen und die Platzhalter ausfüllen.

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EU-KONFORMITÄTSERKLÄRUNG
gemäß Verordnung (EU) 2023/988 (General Product Safety Regulation)
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Hiermit erklären wir in alleiniger Verantwortung:

Produktbezeichnung: ___________________________
Modellnummer:       ___________________________
Chargennummer:      ___________________________

dass das oben genannte Produkt den Anforderungen der
Verordnung (EU) 2023/988 des Europäischen Parlaments und des Rates
über die allgemeine Produktsicherheit (GPSR) entspricht.

Angewandte Normen und Spezifikationen:
- ___________________________
- ___________________________

Unterstützende Dokumente:
- Risikobewertung (Datum: __________)
- Technische Dokumentation (Datum: __________)

Hersteller:
Name:    ___________________________
Adresse: ___________________________
E-Mail:  ___________________________

Verantwortliche Person in der EU (falls Hersteller nicht in der EU):
Name:    ___________________________
Adresse: ___________________________
E-Mail:  ___________________________

Ort, Datum: ___________________________

___________________________
(Unterschrift, Name, Funktion)

Achten Sie darauf, dass die Modell- und Chargennummer in der Erklärung mit der Rückverfolgbarkeitskennzeichnung auf Produkt und Verpackung übereinstimmt. Diese Kennzeichnung selbst sitzt in Artikel 9 Absatz 5 bis 7, nicht in der Erklärung. Eine fertige Beispielvorlage für die Pflichtangaben am Produkt finden Sie in unserem GPSR-Beispiel.

Aufbewahrung und Aktualität

Die Konformitätserklärung gehört zur technischen Dokumentation und unterliegt damit der Aufbewahrungspflicht aus Artikel 9 Absatz 7: zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen des Produkts. Das ist keine reine Ablage. Die Marktüberwachung kann die Unterlagen jederzeit anfordern, und die Digitalisierung der Kontrollen erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass fehlende oder falsche Kennzeichnungen auffallen.

Ändern Sie das Produkt, müssen Sie die Erklärung aktualisieren. Eine Selbstdeklaration ist schnell ausgestellt, aber sie ist nur so belastbar wie die Risikobewertung und die technische Dokumentation dahinter. Wer hier nachlässig agiert, riskiert nach dem novellierten Produktsicherheitsgesetz Bußgelder. Wie die GPSR im weiteren Kontext zusammenhängt, zeigt unsere Übersicht zur Produktsicherheitsverordnung. Eine fertige Konformitätserklärung samt Risikobewertung und technischer Dokumentation erstellen Sie mit EUProof in wenigen Schritten.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und keine Rechtsberatung. Lassen Sie Ihre Pflichten von einer qualifizierten Fachperson oder Ihrer verantwortlichen Person prüfen.