GPSR-Kosten 2026: Was die Compliance Händler wirklich kostet

Die ehrlichste Antwort auf die Frage nach den GPSR-Kosten lautet: weniger, als die meisten befürchten, sobald Sie wissen, wofür Sie zahlen. Ein Kleinstsortiment lässt sich für 200 bis 500 Euro pro Jahr sauber aufstellen. Der teure Posten ist nicht die Pflicht selbst, sondern das, was passiert, wenn Sie sie ignorieren: eine Abmahnung kostet ab 357 Euro, im schlechten Fall über 1.600 Euro pro Verstoß.

Seit dem 13. Dezember 2024 gilt die Verordnung (EU) 2023/988 über die allgemeine Produktsicherheit, kurz GPSR, unmittelbar in allen Mitgliedstaaten. Sie ersetzt die alte Produktsicherheitsrichtlinie. Für 2026 entstehen daraus keine neuen Pflichten, doch das Thema bleibt entscheidend, weil die Umsetzung in vielen Unternehmen noch nicht durchgängig erfolgt. Dieser Beitrag schlüsselt die echten Kosten je Posten auf, zeigt ein realistisches Budget nach Unternehmensgröße und nennt konkrete Wege, um zu sparen. Wer den Überblick über die Pflichten sucht, findet ihn in unserem Leitfaden zur Produktsicherheitsverordnung.

Die einzelnen Kostenfaktoren

GPSR-Compliance setzt sich aus wiederkehrenden Posten und einmaligen Ausgaben zusammen. Nicht jeder Posten trifft jeden Händler. Ob Sie eine Verantwortliche Person brauchen, hängt davon ab, wo Ihr Hersteller sitzt. Ob Labortests anfallen, hängt vom Produkt ab.

Verantwortliche Person (EU-Rep)

Das ist für die meisten Drittland-Händler der größte laufende Posten. Sitzt der Hersteller außerhalb der EU und gibt es keinen Importeur oder Bevollmächtigten in der EU, müssen Sie nach Artikel 16 GPSR eine in der EU niedergelassene Verantwortliche Person benennen. Diese Person stellt eine Adresse in der EU bereit, hält Unterlagen vor und kooperiert mit den Behörden.

Die Preise gliedern sich grob in drei Stufen. Ein Basic-Service kostet 150 bis 500 Euro pro Jahr und liefert die EU-Adresse plus Weiterleitung von Behördenanfragen. Ein Premium-Service liegt bei 500 bis 2.000 Euro pro Jahr und übernimmt zusätzlich die Erstellung der technischen Dokumentation und der Risikobewertung. Ein Enterprise-Service mit rechtlicher Vertretung beginnt bei 2.000 Euro und reicht bis 5.000 Euro und mehr. Einzelne Anbieter werben mit Einstiegspreisen ab 199 Euro pro Jahr für einen Produkttyp; EU-Rep-Services über Amazon-Partner liegen mit 650 bis 2.000 Euro pro Jahr am oberen Rand.

Ein Hinweis aus der Praxis: Ein reiner Briefkasten reicht nicht. Wer auch immer die Rolle übernimmt, muss die Pflichten tatsächlich erfüllen, also Unterlagen vorhalten, mit Behörden kooperieren und mit seinen Kontaktdaten auf dem Produkt stehen. Manche Importeure übernehmen die Rolle und führen dabei die Aufgaben nur auf dem Papier; das hält einer Marktüberwachung nicht stand. Welche Aufgaben dahinterstecken und wie Sie die Rolle besetzen, erklären wir im Beitrag zur Verantwortlichen Person.

Wichtig für die Kostenrechnung ist die Frage, ob Sie diese Position überhaupt brauchen. Sie entfällt, wenn ein Wirtschaftsakteur in der EU die Rolle bereits ausfüllt. Importieren Sie selbst aus einem Drittland in die EU, sind Sie als Importeur dieser Akteur und benennen niemanden zusätzlich. Kaufen Sie bei einem Hersteller oder Händler innerhalb der EU ein, sitzt die Verantwortliche Person bereits in der Lieferkette. Die Kosten für einen externen EU-Rep treffen vor allem Direktverkäufer, deren Ware aus China, den USA oder einem anderen Drittland ohne EU-Zwischenstelle zum Verbraucher kommt. Klären Sie diesen Punkt zuerst, bevor Sie einen Vertrag unterschreiben, sonst zahlen Sie für eine Leistung, die Sie nicht benötigen.

Technische Dokumentation und Risikobewertung

Nach Artikel 9 GPSR müssen Hersteller für jedes Produkt eine technische Dokumentation und eine Risikobewertung erstellen und mindestens zehn Jahre aufbewahren (Artikel 9 Absatz 7). Hier haben Sie zwei Wege.

Sie können die Unterlagen selbst erstellen. Mit Vorlagen kostet das nur Ihre Zeit, in barem Geld zwischen 0 und 200 Euro. Oder Sie lassen die Dokumentation extern anfertigen, was je nach Komplexität 500 bis 2.000 Euro kostet. Für ein einfaches, gut bekanntes Produkt ist die Selbsterstellung in den meisten Fällen vollkommen ausreichend.

Der Unterschied zwischen den beiden Wegen ist vor allem ein Zeit-gegen-Geld-Tausch. Die Risikobewertung folgt einer festen Logik: Sie beschreiben das Produkt, benennen die vorhersehbaren Gefahren bei normaler und bei vernünftigerweise vorhersehbarer Nutzung, schätzen die Schwere und Wahrscheinlichkeit ein und leiten daraus die nötigen Sicherheitshinweise ab. Diese Schritte sind bei den meisten Konsumgütern überschaubar und gut mit Vorlagen abzubilden. Externe Gutachten lohnen sich erst, wenn das Produkt technisch anspruchsvoll ist oder unter eine harmonisierte Norm fällt. Wie eine solche Akte aufgebaut ist, zeigt unser Beitrag zur technischen Dokumentation, die Methodik der Bewertung steht im Beitrag zur Risikobewertung.

Eine förmliche Konformitätserklärung gehört übrigens nicht automatisch zu diesen Kosten. Sie ist nur für harmonisierte Produkte mit CE-Kennzeichnung gesetzlich vorgeschrieben. Für reine GPSR-Ware ist das, was Marktplätze als Konformitätserklärung anfordern, eine Selbsterklärung des Händlers und keine eigene gesetzliche Pflicht aus der Verordnung. Sie verursacht damit in der Regel keine zusätzlichen Kosten, sondern fällt aus der Dokumentation ab.

Kennzeichnung und Etiketten

Die Rückverfolgbarkeit nach Artikel 9 Absatz 5 bis 7 verlangt eine Produktidentifikation wie Modell- oder Chargennummer sowie die Adresse von Hersteller und Verantwortlicher Person auf dem Produkt oder seiner Verpackung. Diese Angaben extern drucken zu lassen, kostet einmalig etwa 20 bis 100 Euro. Wie ein konformes Etikett aussieht, lesen Sie im Beitrag zum GPSR-Etikett.

Prüfungen, Labortests und Rechtsberatung

Labortests fallen nur bei risikobehafteten Produkten an, etwa bei Spielzeug oder Elektronik, und kosten dann 500 bis 5.000 Euro. Für ein T-Shirt oder eine Holzschale brauchen Sie das in aller Regel nicht. Rechtsberatung schlägt mit 300 bis 1.500 Euro zu Buche, aber nur in komplexen Fällen oder wenn eine Abmahnung eintrifft.

Der teuerste Posten: das Abmahnrisiko

Die größte Position in der Kostenrechnung steht oft gar nicht im Budget, weil sie nur im Fall der Nichteinhaltung anfällt. Genau deshalb ist sie gefährlich. Die Abmahnkosten liegen je nach Abmahner zwischen 357 und über 1.600 Euro pro Verstoß. In einem dokumentierten Fall stellte ein Abmahnverband 357 Euro in Rechnung. Abmahnungen durch Mitbewerber oder Kanzleien fallen deutlich teurer aus.

Das Risiko skaliert mit dem Sortiment. Bei Händlern mit hunderten Produkten summieren sich die Forderungen schnell auf fünfstellige Beträge. Hinzu kommt: Bußgeld- und Straftatbestände für GPSR-Verstöße wurden eingeführt, und wer hier nachlässig agiert, riskiert Bußgelder. Die Digitalisierung der Marktüberwachung erhöht außerdem die Wahrscheinlichkeit, dass falsche oder fehlende Kennzeichnungen entdeckt werden. Was abgemahnt wird und wie Sie sich absichern, behandelt unser Beitrag zur GPSR-Abmahnung.

Fast alle bisherigen Abmahnungen treffen leicht überprüfbare Punkte: fehlende Sicherheitshinweise oder Herstellerangaben sorgten in der Vergangenheit schon für Abmahnungen. Die Rechnung ist einfach. Ein paar hundert Euro für eine saubere Umsetzung stehen einem vier- bis fünfstelligen Risiko gegenüber.

Neben dem Wettbewerbsrecht gibt es die zweite Front der Marktplätze. Verkaufen Sie über Amazon, eBay oder Etsy, prüfen die Plattformen die Pflichtangaben selbst. Die Nichteinhaltung kann hier erhebliche Konsequenzen haben, darunter die Aussetzung der Verkaufsrechte auf der Plattform. Ein gesperrtes Angebot kostet kein Bußgeld, aber jeder Tag ohne Umsatz schlägt direkt durch. Diese indirekten Kosten tauchen in keiner Preisliste auf und übersteigen bei umsatzstarken Angeboten die reinen Compliance-Kosten oft um ein Vielfaches.

Was die Kosten nach oben oder unten treibt

Zwei Händler mit derselben Sortimentsgröße zahlen selten dasselbe. Drei Faktoren erklären die Spanne.

Der erste ist die Herkunft Ihrer Ware. Importieren Sie aus einem Drittland, brauchen Sie einen EU-Rep, und das ist der Hauptkostentreiber. Kaufen Sie innerhalb der EU ein, entfällt dieser Posten vollständig. Allein dieser Unterschied verschiebt das Budget um mehrere hundert bis über tausend Euro pro Jahr.

Der zweite Faktor ist die Produktart. Ein Textil, eine Holzdekoration oder ein Schreibwarenartikel ist gut bekannt und risikoarm; die Dokumentation ist schnell erstellt, Labortests fallen nicht an. Spielzeug, Elektronik oder Produkte mit Kontakt zu Haut und Lebensmitteln sind risikobehaftet und können Tests von 500 bis 5.000 Euro nach sich ziehen. Prüfen Sie früh, in welche Kategorie Ihr Sortiment fällt; unser Beitrag zu den betroffenen Produkten hilft bei der Einordnung.

Der dritte Faktor ist die Anzahl ähnlicher Produkte. Verkaufen Sie fünfzig Varianten desselben Grundprodukts, teilen sich diese oft eine Risikobewertung und einen Pauschalpreis beim EU-Rep. Fünfzig völlig unterschiedliche Artikel verursachen dagegen fünfzig getrennte Bewertungen. Die Stückzahl allein sagt also wenig; entscheidend ist, wie homogen Ihr Sortiment ist.

Ein Sonderfall sind rein digitale Produkte. Reine Dateien wie PDFs oder E-Books fallen grundsätzlich nicht in den Geltungsbereich der GPSR; für sie entstehen keine dieser Kosten. Umstritten ist allein eigenständige Software. Wer nur digitale Inhalte verkauft, sollte vor jeder Ausgabe prüfen, ob die Pflichten überhaupt greifen.

Realistisches Budget nach Unternehmensgröße

Was bedeutet das in Summe? Die folgenden Spannen fassen zusammen, womit Händler je nach Sortiment realistisch rechnen.

Ein Kleinstunternehmer mit einem bis zehn Produkten kommt mit einem Basic-EU-Rep und selbst erstellter Dokumentation auf etwa 200 bis 500 Euro pro Jahr. Ein Kleinunternehmer mit zehn bis hundert Produkten liegt bei 500 bis 1.500 Euro pro Jahr, weil Dokumentation und gegebenenfalls eine Rechtsberatung hinzukommen. Ein mittleres Unternehmen mit hundert bis tausend Produkten plant 1.500 bis 5.000 Euro pro Jahr ein, oft mit Premium-EU-Rep und vereinzelten Labortests. Ein Großunternehmen mit über tausend Produkten erreicht 5.000 bis 20.000 Euro und mehr, weil Enterprise-Service, vollständige Dokumentation und regelmäßige Prüfungen zusammenkommen.

Diese Zahlen sind Orientierung, kein Festpreis. Ob Sie näher am unteren oder oberen Rand liegen, hängt vor allem davon ab, ob Sie die Dokumentation selbst übernehmen und in welchem Land Ihr EU-Rep sitzt.

Ein durchgerechnetes Beispiel

Nehmen wir eine Händlerin, die zwanzig handgefertigte Schmuckstücke aus einer Werkstatt außerhalb der EU importiert und über Etsy nach Deutschland verkauft. Sie braucht eine Verantwortliche Person, weil die Ware aus einem Drittland kommt und sie nicht selbst als Importeur in der EU auftritt. Ein Basic-EU-Rep in Estland kostet sie 199 Euro pro Jahr. Die zwanzig Stücke ähneln sich stark, also erstellt sie eine Risikobewertung mit Vorlage, die für die ganze Gruppe trägt, und investiert nur Zeit statt Geld. Etiketten mit ihren Pflichtangaben lässt sie für einmalig 40 Euro drucken. Labortests fallen bei Schmuck dieser Art in der Regel nicht an. Ihr erstes Jahr liegt damit bei rund 240 Euro, danach jährlich bei den 199 Euro für den EU-Rep.

Dem steht das Risiko gegenüber: Eine einzige Abmahnung wegen fehlender Herstellerangaben würde sie mindestens 357 Euro kosten und damit mehr als ein ganzes Compliance-Jahr. Die Investition rechnet sich also bereits, wenn sie eine einzige Abmahnung verhindert.

So senken Sie die Kosten

Mehrere Hebel wirken sofort und legal. Sie müssen nicht an den Pflichten sparen, sondern an der Art, wie Sie sie erfüllen.

Wählen Sie einen EU-Rep in einem günstigeren Land. Anbieter in Estland, Litauen oder Irland sind oft günstiger als deutsche, das spart 100 bis 300 Euro pro Jahr. Erstellen Sie die technische Dokumentation selbst, wenn Sie die Zeit haben, das spart 500 bis 2.000 Euro. Fragen Sie bei mehreren Produkten nach Pauschalpreisen statt Stückpreisen, hier sind 100 bis 500 Euro pro Jahr drin. Nutzen Sie standardisierte Vorlagen für die Risikobewertung statt maßgeschneiderter Gutachten, das senkt die Kosten um 200 bis 1.000 Euro. Und eine Rechtsschutzversicherung kann im Abmahnfall die Kosten übernehmen, die Prämie liegt bei 200 bis 500 Euro pro Jahr.

Worauf Sie dagegen nicht sparen sollten, ist die Substanz. Ein EU-Rep, der nur eine Adresse vermietet, ohne die Pflichten tatsächlich zu erfüllen, ist im Ernstfall wertlos. Eine Risikobewertung, die nur aus einem leeren Formular besteht, hält keiner Prüfung stand. Günstig heißt hier: dieselbe Pflicht über einen günstigeren Weg erfüllen, nicht: die Pflicht halbieren. Genau diese Unterscheidung trennt sinnvolles Sparen vom falschen Sparen, das später als Bußgeld oder Abmahnung zurückkommt.

Ein praktischer Hinweis zum Schluss: Beauftragen Sie einen EU-Rep rechtzeitig, bevor Ihre Produkte auf einem Marktplatz gesperrt werden. Die Einrichtung eines EU-Rep-Services dauert in der Regel ein bis drei Tage. Wer wartet, bis Amazon das Angebot deaktiviert, zahlt am Ende doppelt: einmal für den Service und einmal mit verlorenem Umsatz.

Wo EUProof die Rechnung verkleinert

Der mit Abstand größte vermeidbare Posten ist die externe Erstellung der Dokumentation für 500 bis 2.000 Euro. Genau hier setzt EUProof an. Wir erstellen Ihre GPSR-Dokumente, also Risikobewertung, technische Dokumentation und Sicherheitshinweise, aus Ihren Produktangaben. Damit fällt der teure Dienstleisterposten weg, und Sie behalten die Selbsterstellung in der Hand, ohne bei Null anzufangen.

Eine wichtige Klarstellung: EUProof stellt keine Verantwortliche Person und keinen EU-Rep-Service bereit. Diese Rolle nach Artikel 16 müssen Sie weiterhin separat besetzen, falls Ihr Hersteller außerhalb der EU sitzt. Was wir liefern, sind die Unterlagen, die Sie und Ihre Verantwortliche Person ohnehin vorhalten müssen. Sehen Sie sich die Vorlagen an oder prüfen Sie mit unserem Schnellcheck, welche Pflichten und damit welche Kosten überhaupt auf Sie zukommen.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und keine Rechtsberatung. Lassen Sie Ihre Pflichten von einer qualifizierten Fachperson oder Ihrer verantwortlichen Person prüfen.