GPSR Technische Dokumentation: Vorlage und Inhalt (2026)

Wenn ein Marktplatz oder eine Behörde nach Ihren Unterlagen fragt, ist die technische Dokumentation das Erste, was Sie auf den Tisch legen müssen. Sie ist der Nachweis, dass Ihr Produkt die Sicherheitsanforderungen der Produktsicherheitsverordnung erfüllt. Eine Fachstelle bringt es nüchtern auf den Punkt: "Eine technische Dokumentation muss erstellt und aufbewahrt werden, um die Einhaltung der Sicherheitsanforderungen nachzuweisen." Dieser Beitrag zeigt Ihnen, was genau hineingehört, gibt Ihnen eine Mustervorlage zum direkten Übernehmen und erklärt die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren.

Die Produktsicherheitsverordnung, Verordnung (EU) 2023/988, gilt seit dem 13. Dezember 2024 unmittelbar in allen Mitgliedstaaten der EU und hat die alte Richtlinie über die allgemeine Produktsicherheit abgelöst. Die zentrale Pflicht für Hersteller steht in Kapitel III: vor dem Inverkehrbringen eine interne Risikobewertung durchführen und eine technische Dokumentation erstellen. Im Verordnungstext heißt es: "Before placing their products on the market, manufacturers shall carry out an internal risk analysis and draw up technical documentation containing at least a general description of the product and its essential characteristics relevant for assessing its safety."

Was die technische Dokumentation nach GPSR ist

Die technische Dokumentation ist eine geordnete Sammlung aller Unterlagen, die die Konformität eines Produkts mit den GPSR-Sicherheitsanforderungen belegen. Sie ist kein einzelnes Formular, sondern ein Dossier, das den gesamten Sicherheitsnachweis bündelt: Produktbeschreibung, Risikobewertung, Kennzeichnung, angewandte Normen und je nach Produkt Prüfberichte und Anleitungen. Der Hersteller erstellt sie vor dem Inverkehrbringen und hält sie aktuell. Die Verordnung verlangt ausdrücklich: "Manufacturers shall ensure that the technical documentation is up to date."

In der englischen Fachsprache heißt dieses Dossier "Technical file". Sie werden den Begriff auf Marktplätzen und in Vorlagen häufig finden. Gemeint ist immer dasselbe: die Unterlagen, mit denen Sie gegenüber der Marktüberwachung belegen, dass Ihr Produkt sicher ist. Eine Branchenzusammenfassung formuliert die Pflicht so: "Manufacturers are required to create and maintain comprehensive technical documentation demonstrating a product's compliance with safety standards."

Wichtig für die Einordnung: Die technische Dokumentation ist eine Pflicht für alle physischen Non-Food-Verbraucherprodukte. Reine digitale Dateien wie PDFs oder E-Books fallen grundsätzlich nicht in den Geltungsbereich der Verordnung. Eine Ausnahme für Kleinunternehmer oder handgemachte Waren gibt es dagegen nicht. Wer ein Produkt im Sinne der GPSR in Verkehr bringt, braucht diese Unterlagen.

Pflichtbestandteile: Was hineingehört

Artikel 9 nennt den Mindestinhalt: eine allgemeine Produktbeschreibung und die wesentlichen, für die Sicherheitsbewertung relevanten Merkmale. In der Praxis hat sich darüber hinaus eine bewährte Gliederung etabliert, die Behörden und Marktplätze erwarten. Die folgenden Bestandteile decken den GPSR-Rahmen ab.

Bestandteil	Inhalt	Priorität
Allgemeine Produktbeschreibung	Produktname, Modellnummer, Materialien, Verwendungszweck, Zielgruppe	Sehr hoch
Risikobewertung	Systematische Analyse aller potenziellen Gefahren, Bewertung von Wahrscheinlichkeit und Schadensausmaß, Maßnahmen zur Risikominimierung	Sehr hoch
Produktkennzeichnung	Beschreibung der Kennzeichnung mit Herstellerangaben, Chargennummer, Warnhinweisen	Hoch
Angewandte Normen	Liste der herangezogenen harmonisierten Normen, etwa EN-Normen	Hoch
Konformitätserklärung	Erklärung, dass das Produkt den GPSR-Anforderungen entspricht	Hoch
Prüfberichte	Ergebnisse von Labortests, soweit erforderlich	Mittel
Gebrauchs- und Sicherheitshinweise	Bedienungsanleitungen, Warnhinweise, Sicherheitsdatenblätter	Mittel
Änderungsdokumentation	Nachweis über Aktualisierungen der Unterlagen	Mittel

Das Herzstück ist die Risikobewertung. Eine Quelle bringt den Anspruch auf den Punkt: "Eine umfassende Risikobewertung ist durchzuführen, die alle potenziellen Gefährdungen abdeckt." Wie Sie diese Bewertung methodisch aufbauen, lesen Sie in unserer Anleitung zur GPSR-Risikobewertung. Die technische Dokumentation verweist dann auf diese Bewertung und legt sie bei.

Bei der Kennzeichnung gilt es, eine verbreitete Verwechslung zu vermeiden: Die Rückverfolgbarkeit, also Modell- oder Chargennummer und die Adresse von Hersteller und Verantwortlicher Person, sitzt in Artikel 9 Absatz 5 bis 7. Das ist nicht Artikel 16. Artikel 16 regelt die Benennung der Verantwortlichen Person als solche. Welche Angaben am Produkt selbst stehen müssen, fassen wir in unserem Beitrag zu den Herstellerangaben nach GPSR zusammen.

Mustervorlage zum Übernehmen

Die folgende Vorlage deckt die Pflichtbestandteile ab. Kopieren Sie das Gerüst, füllen Sie die Felder für Ihr Produkt aus und legen Sie das Ergebnis zu Ihren Unterlagen. Die Verordnung schreibt keine feste Form vor, diese Struktur deckt sich aber mit dem, was die Marktüberwachung erwartet.

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TECHNISCHE DOKUMENTATION GEMÄSS GPSR (EU) 2023/988
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Dokument erstellt am: ____________________
Gültig bis: ____________________ (10 Jahre nach Inverkehrbringen)

1. ALLGEMEINE PRODUKTBESCHREIBUNG
   Produktname: ____________________
   Modellnummer: ____________________
   Artikelnummer: ____________________
   Hersteller: ____________________
   Materialien: ____________________
   Abmessungen / Gewicht: ____________________
   Bestimmungsgemäße Verwendung: ____________________
   Zielgruppe (z. B. Erwachsene, Kinder ab drei Jahren): ____________________
   Vorhersehbare Fehlanwendung: ____________________

2. RISIKOBEWERTUNG
   (Siehe separate Risikobewertung nach GPSR, beigefügt.)

3. PRODUKTKENNZEICHNUNG
   Direkt auf dem Produkt: Hersteller, Adresse, Chargennummer, Warnhinweise
   Auf der Verpackung: Warnsymbole, ggf. CE-Kennzeichnung
   In der Gebrauchsanleitung: Sicherheitshinweise, Montageanleitung

4. ANGEWANDTE NORMEN UND STANDARDS
   Norm: EN ____________  Titel: ____________  Ausgabe: 20__
   Norm: EN ____________  Titel: ____________  Ausgabe: 20__

5. KONFORMITÄTSERKLÄRUNG
   Hiermit erklären wir in alleiniger Verantwortung, dass das oben
   genannte Produkt den Anforderungen der Verordnung (EU) 2023/988
   (GPSR) entspricht.
   Ort, Datum: ____________________
   Unterschrift: ____________________

6. PRÜFBERICHTE / LABORTESTS (soweit erforderlich)
   Berichtsnummer: ________  Prüfart: ________  Ergebnis: ________

7. GEBRAUCHSANLEITUNGEN UND SICHERHEITSHINWEISE
   Dokument: ____________________ (anbei oder separat abgelegt)
   Version: ____________  Sprache: Deutsch

8. ÄNDERUNGSDOKUMENTATION
   Datum: ______  Version: 1.0  Änderung: Ersterstellung
   Datum: ______  Version: 1.1  Änderung: ____________________
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Punkt 5 verdient eine Klarstellung. Eine förmliche EU-Konformitätserklärung ist gesetzlich nur für harmonisierte Produkte mit CE-Kennzeichnung verpflichtend. Für reine GPSR-Waren ist sie eine vom Marktplatz angeforderte Selbsterklärung, kein gesetzliches Muss. Sie gehört trotzdem in viele Dossiers, weil Plattformen sie abfragen. Was der Unterschied praktisch bedeutet, erklären wir in der Anleitung zur GPSR-Konformitätserklärung.

Aufbewahrung: zehn Jahre, vorlegbar auf Anfrage

Die Aufbewahrungsfrist ist in Artikel 9 Absatz 7 festgelegt: zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen des Produkts. Maßgeblich ist das letzte in Verkehr gebrachte Produkt einer Serie. Eine Kanzlei fasst die Kernpflichten der Hersteller so zusammen: "Durchführung und Dokumentation einer Risikoanalyse, eindeutige Produktkennzeichnung mit Herstellerangaben, Erstellung und 10-jährige Aufbewahrung technischer Dokumentation."

Anforderung	Details
Dauer	Zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen des letzten Produkts einer Serie
Format	Papier oder elektronisch, jederzeit zugänglich
Sprache	In einer für die Behörden des Mitgliedstaats verständlichen Sprache (Deutschland: Deutsch oder Englisch)
Ort	Beim Hersteller oder bei der Verantwortlichen Person in der EU
Zugriff	Auf Anfrage der Marktüberwachungsbehörden vorlegbar

Sitzt der Hersteller außerhalb der EU, muss er nach Artikel 16 eine in der EU niedergelassene Verantwortliche Person benennen. Diese hält die technische Dokumentation vor und legt sie den Behörden auf Anfrage vor. Was diese Rolle umfasst und wie Sie sie besetzen, lesen Sie in unserem Beitrag zur Verantwortlichen Person nach GPSR. Wichtig: EUProof erstellt Ihre GPSR-Dokumente, stellt selbst aber keine Verantwortliche Person.

Marktüberwachung wird digitaler

Die Behörden prüfen heute systematischer als früher. Eine Kammer beobachtet: "Die Digitalisierung der Marktüberwachung erhöht die Entdeckenswahrscheinlichkeit von falschen oder fehlenden Kennzeichnungen." Parallel hat der deutsche Gesetzgeber nachgezogen. Mit dem novellierten Produktsicherheitsgesetz, das am 19. Februar 2026 in Kraft trat, wurden Bußgeld- und Straftatbestände für GPSR-Verstöße eingeführt. Eine Fachstelle warnt knapp: "Wer hier nachlässig agiert, riskiert Bußgelder."

Eine vollständige, datierte und aktuelle Dokumentation ist damit nicht nur eine formale Pflicht, sondern Ihr bester Schutz. Wer auf Nachfrage innerhalb weniger Tage ein sauberes Dossier vorlegt, steht in einem Verfahren ganz anders da als jemand, der die Unterlagen erst zusammensuchen muss. Unsicherheiten und sicherheitsrelevante Vorfälle melden Sie zudem über das EU-Safety-Gate-Portal, den Nachfolger von RAPEX.

Checkliste vor dem Inverkehrbringen

Bevor Sie ein Produkt auf den Markt bringen, gehen Sie diese Punkte durch. Sie spiegeln die Pflichtbestandteile aus Artikel 9 und die Aufbewahrungspflicht wider.

• Allgemeine Produktbeschreibung erstellt, mit Produktname, Modellnummer, Materialien, Verwendungszweck und Zielgruppe
• Risikobewertung durchgeführt und dokumentiert
• Kennzeichnung beschrieben, mit Herstellerdaten, Chargennummer und Warnhinweisen
• Liste der angewandten Normen erstellt
• Konformitätserklärung formuliert und unterschrieben, soweit gefordert
• Prüfberichte eingeholt, soweit erforderlich
• Gebrauchs- und Sicherheitshinweise auf Deutsch beigefügt
• Änderungsdokumentation begonnen
• Dokumentation datiert, abgelegt und zehn Jahre zugänglich aufbewahrt
• Verantwortliche Person für Behördenanfragen benannt, falls der Hersteller außerhalb der EU sitzt

Wo die technische Dokumentation in den Gesamtablauf der Compliance passt und welche weiteren Pflichten daran hängen, sehen Sie im Überblick zur Produktsicherheitsverordnung. Wer prüfen will, ob die GPSR überhaupt für das eigene Sortiment greift, findet eine schnelle Einordnung unter welche Produkte die GPSR betrifft.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und keine Rechtsberatung. Lassen Sie Ihre Pflichten von einer qualifizierten Fachperson oder Ihrer verantwortlichen Person prüfen.