GPSR Verantwortliche Person: Was Händler wissen müssen (2026)

Seit dem 13. Dezember 2024 gilt eine Regel, die viele Händler kalt erwischt: Wer Produkte aus einem Nicht-EU-Land an Verbraucher in der EU verkauft, darf das nicht mehr ohne eine Verantwortliche Person mit Sitz in der EU tun. Kein Direktversand aus China mehr ohne Ansprechpartner vor Ort, kein Handmade-Shop mehr ohne EU-Adresse auf dem Etikett. Dieser Beitrag erklärt, wann Sie eine Verantwortliche Person brauchen, wer die Rolle übernehmen darf, welche Pflichten an ihr hängen und was das kostet.

Die Rechtsgrundlage ist die Produktsicherheitsverordnung, also die Verordnung (EU) 2023/988 (GPSR). Sie gilt seit dem 13. Dezember 2024 unmittelbar in allen Mitgliedstaaten und hat die alte Richtlinie über die allgemeine Produktsicherheit abgelöst. Wie eine Fachstelle es zusammenfasst: "Starting December 13th, 2024, non EU sellers are not any more allowed to sell directly to consumers without an EU responsible person." Die Pflicht zur Verantwortlichen Person sitzt konkret in Artikel 16.

Was die Verantwortliche Person ist

Die Verantwortliche Person, oft auch EU-Rep oder EU Responsible Person genannt, ist eine natürliche oder juristische Person mit Sitz in der EU, die für die Produktsicherheit von Waren aus Nicht-EU-Ländern einsteht. Sie ist der Wirtschaftsakteur, an den sich die Marktüberwachung wenden kann, wenn der Hersteller außerhalb der EU nicht greifbar ist.

Der Hintergrund ist einfach: Die GPSR soll Verbraucher in der EU vor unsicheren Non-Food-Produkten schützen. Eine Behörde kann einen Hersteller in einem Drittland aber kaum kontrollieren oder belangen. Also verlangt der Gesetzgeber einen Ansprechpartner innerhalb der EU. Schon auf europäischer Ebene war das Ziel klar formuliert, dass "there is always a responsible person in the EU who can be held liable". Genau diese Lücke schließt Artikel 16.

Wichtig ist die Abgrenzung von einer bloßen Adresse. Die Verantwortliche Person muss tatsächlich in der EU ansässig sein und die Pflichten auch erfüllen. Ein reiner Briefkasten ohne Substanz genügt nicht. Wer einen Importeur als Verantwortliche Person einsetzt, sollte sich bewusst machen: "Your importer must actually perform the responsible person duties — including keeping documentation, cooperating with authorities, and having their details on the product."

Wann Sie eine Verantwortliche Person brauchen

Ob Sie eine Verantwortliche Person benötigen, hängt allein davon ab, wo der Hersteller sitzt und über welche Kette das Produkt in die EU kommt. Die folgende Übersicht deckt die häufigsten Fälle ab.

Fall	Verantwortliche Person nötig?
Hersteller mit Sitz in der EU	Nein, der Hersteller ist selbst der verantwortliche Wirtschaftsakteur
Hersteller mit Sitz außerhalb der EU	Ja, zwingend erforderlich
Händler, der Waren aus Nicht-EU-Ländern importiert	Ja, in der Regel als Einführer
Reiner Reseller unveränderter EU-Waren	Nein, der EU-Hersteller bleibt verantwortlich

Der entscheidende Punkt: Es gibt keine Ausnahme für kleine Mengen, Kleinunternehmer oder handgefertigte Produkte. Die Pflicht trifft jeden, der entsprechende Waren an Verbraucher in der EU bringt. Eine Verkäuferin im Amazon-Forum bringt die Verunsicherung vieler Händler auf den Punkt: "Do you need a responsible person if there are no safety issues? Confused by it all to be honest ... by law the products need to have a responsible person and comply with GSPR whatever the item is." Die Antwort lautet: ja, unabhängig davon, ob das Produkt je ein Sicherheitsproblem hatte.

Eine Frage taucht regelmäßig auf: Gilt das auch für rein digitale Produkte? Reine digitale Dateien wie PDFs oder E-Books fallen grundsätzlich nicht in den Geltungsbereich der GPSR. Nur bei eigenständiger Software ist die Einordnung umstritten. Geht es um ein physisches Produkt, das versendet wird, brauchen Sie aber in aller Regel eine Verantwortliche Person.

Wer Verantwortliche Person sein kann

Vier Rollen kommen infrage. Welche für Sie passt, hängt davon ab, ob Sie selbst in der EU sitzen, einen Importeur haben oder auf einen externen Dienstleister angewiesen sind.

Rolle	Voraussetzung	Geeignet für
In der EU niedergelassener Hersteller	Der Hersteller hat bereits einen Sitz in der EU	EU-Hersteller
Einführer (Importeur)	Der Importeur hat seinen Sitz in der EU	Nicht-EU-Hersteller mit EU-Importeur
Bevollmächtigter	Spezialisierter Dienstleister mit EU-Adresse	Nicht-EU-Hersteller ohne EU-Importeur
Fulfilment-Dienstleister	Übernimmt die Pflichten schriftlich	Letzte Instanz, wenn niemand sonst greift

Der Fulfilment-Dienstleister steht bewusst am Ende der Liste. Er wird nur dann zur Verantwortlichen Person, wenn kein Hersteller, kein Einführer und kein Bevollmächtigter in der EU existiert. Verlassen Sie sich also nicht automatisch darauf, dass Ihr Lagerdienstleister diese Rolle stillschweigend übernimmt. Ohne schriftliche Vereinbarung tut er das nicht.

Für viele Händler aus Drittländern läuft es deshalb auf einen spezialisierten Dienstleister als Bevollmächtigten hinaus. Wer hingegen ohnehin über einen Importeur in der EU einkauft, prüft zuerst, ob dieser die Rolle übernehmen kann, denn das ist oft die günstigste Variante.

Die Pflichten der Verantwortlichen Person nach Artikel 16

Die Verantwortliche Person ist kein reiner Adressdienstleister. An der Rolle hängen konkrete Aufgaben, die im Ernstfall gegenüber der Marktüberwachung erfüllt werden müssen.

Pflicht	Beschreibung
Dokumentation	Zugang zur technischen Dokumentation haben und diese bereithalten
Zusammenarbeit mit Behörden	Auf Anfrage der Marktüberwachung Auskunft geben
Kennzeichnung	Die eigenen Kontaktdaten auf Produkt oder Verpackung anbringen
Meldung	Bei Sicherheitsproblemen die zuständigen Behörden informieren
Vertretung	Den Hersteller gegenüber den Behörden vertreten

Eine Klarstellung, die in der Praxis oft durcheinandergeht: Die Pflicht zur Rückverfolgbarkeit, also Modell- oder Chargennummer und die Adresse von Hersteller und Verantwortlicher Person auf dem Produkt, ergibt sich aus Artikel 9 der Verordnung, nicht aus Artikel 16. Artikel 16 regelt, dass es die Verantwortliche Person überhaupt gibt und welche Aufgaben sie hat. Die genaue Form der Kennzeichnung steht in Artikel 9 Absatz 5 bis 7. Dort sitzt auch die Pflicht, die technische Dokumentation und die Risikobewertung zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen aufzubewahren.

Diese Grundlagen müssen vorhanden sein, bevor die Verantwortliche Person ihre Arbeit tun kann. Dazu gehört die Risikobewertung und die technische Dokumentation. Die Verantwortliche Person verwahrt und vertritt diese Unterlagen, sie ersetzt sie aber nicht. Eine förmliche Konformitätserklärung ist dabei nur für harmonisierte Produkte mit CE-Kennzeichnung gesetzlich verpflichtend. Für reine GPSR-Waren ist sie eine vom Marktplatz angeforderte Selbsterklärung. Mehr dazu im Beitrag zur Konformitätserklärung.

Welche Kontaktdaten genannt werden müssen

Die Verantwortliche Person muss auf dem Produkt, der Verpackung oder einer Begleitunterlage und zusätzlich im Online-Angebot genannt werden. Drei Angaben gehören dazu:

• Name der natürlichen oder juristischen Person
• Postanschrift, also eine ladungsfähige EU-Adresse
• Elektronische Adresse, also eine E-Mail-Adresse oder die URL eines Kontaktformulars

Ein deutscher Shop-Anbieter formuliert die Doppelpflicht aus Produkt und Online-Angebot so: "Bei Produkten aus dem EU-Ausland müssen zusätzlich die Angaben zur verantwortlichen Person mit Sitz in der EU sichtbar gemacht werden. Dies ist in der Regel der Importeur, Fulfillment-Dienstleister oder ein Bevollmächtigter." Wer hier nachlässig ist, wird angreifbar. Welche Pflichtangaben sonst noch ins Angebot gehören, lesen Sie unter GPSR Informationspflicht und Herstellerangaben.

Was eine Verantwortliche Person kostet

Die Kosten hängen stark davon ab, ob Sie nur eine EU-Adresse mit den Grundpflichten brauchen oder zusätzlich Unterstützung bei der Dokumentation wünschen. Die folgende Spanne fasst die übliche Marktlage zusammen.

Weg	Beschreibung	Kosten
Importeur als EU-Rep	Sie haben bereits einen Importeur in der EU	In Verhandlung
Dienstleister (Basic)	Reine Bereitstellung einer EU-Adresse	150 bis 500 Euro pro Jahr
Dienstleister (Premium)	Zusätzlich Erstellung der technischen Dokumentation	500 bis 2.000 Euro pro Jahr
Eigene EU-Tochter	Eigene Niederlassung in der EU gründen	über 5.000 Euro plus laufende Kosten

Als Orientierung für die Basisleistung gilt die Aussage eines Anbieters: "Typical costs range from EUR 150 to EUR 500 per year for basic representative services, depending on the provider and number of products." Die genaue Höhe richtet sich also nach Anbieter und Anzahl der Produkttypen. Vergleichen Sie nicht nur den Preis, sondern auch, welche Pflichten der Vertrag tatsächlich abdeckt. Eine günstige Adresse, die im Ernstfall keine Dokumentation bereithält, hilft Ihnen wenig. Mehr zur Gesamtrechnung steht im Beitrag zu den GPSR-Kosten.

Warum das Thema seit 2026 dringender wird

Die GPSR gilt zwar schon seit Dezember 2024, doch der nationale Vollzug in Deutschland hat lange gefehlt. Wie die IT-Recht Kanzlei beschreibt: "Die EU-Produktsicherheitsverordnung 2023/988 (GPSR) gilt bereits seit Dezember 2024. Das deutsche Begleitgesetz ließ lange auf sich warten." Das hat sich geändert. Das novellierte Produktsicherheitsgesetz (ProdSG) trat am 19. Februar 2026 in Kraft, und mit ihm wurden Bußgeld- und Straftatbestände für GPSR-Verstöße eingeführt.

Hinzu kommt, dass die Kontrollen praktisch greifbarer werden. Die IHK Hessen weist darauf hin, dass "die Digitalisierung der Marktüberwachung die Entdeckenswahrscheinlichkeit von falschen oder fehlenden Kennzeichnungen erhöht". Fehlt die Verantwortliche Person oder steht sie nicht im Angebot, fällt das schneller auf als früher. Neben behördlichen Bußgeldern droht zudem die Abmahnung durch Wettbewerber. Wie man auf eine GPSR-Abmahnung reagiert, ist ein eigenes Thema.

So beauftragen Sie eine Verantwortliche Person

Wenn feststeht, dass Sie eine Verantwortliche Person brauchen, läuft die Beauftragung in geordneten Schritten ab. Erst prüfen Sie den Bedarf, dann wählen Sie einen Dienstleister, schließen einen schriftlichen Vertrag, übernehmen die Kontaktdaten in Etikett und Angebot und stellen sicher, dass die Dokumentation übergeben ist. Die konkreten Schritte finden Sie in der Anleitung unten.

EUProof unterstützt Sie bei der Grundlage, auf der die Verantwortliche Person aufsetzt: Wir erstellen Ihre Risikobewertung, die technische Dokumentation und die Kennzeichnungstexte als fertige GPSR-Dokumente. Die Benennung einer Verantwortlichen Person selbst übernehmen wir nicht, dafür brauchen Sie einen Importeur, einen Bevollmächtigten oder eine eigene EU-Niederlassung. Wenn Sie zuerst klären wollen, ob Sie überhaupt betroffen sind, hilft unser Schnelltest. Für den umfassenden Überblick über die Verordnung lesen Sie die Übersicht zur Produktsicherheitsverordnung.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und keine Rechtsberatung. Lassen Sie Ihre Pflichten von einer qualifizierten Fachperson oder Ihrer verantwortlichen Person prüfen.