Normativa GPSR: Guía Clara para Empresas Españolas (2026)

La normativa GPSR no es una versión retocada de la antigua directiva. Es un reglamento europeo, el Reglamento (UE) 2023/988, y eso cambia las reglas del juego para cualquier empresa española que fabrique, importe o venda productos de consumo en la UE. Lleva en plena aplicación desde el 13 de diciembre de 2024.

La diferencia entre directiva y reglamento parece un detalle técnico, pero no lo es. Una directiva había que transponerla a la ley española, con sus matices nacionales. Un reglamento se aplica igual en los 27 países de la UE, directamente, sin traducción legal por el medio. Eso significa que las obligaciones que te describo aquí son las mismas en España, en Alemania o en Italia.

Si vendes online y aún no has tocado nada de esto, esta guía es el punto de partida. Te explico qué operador económico eres, qué tienes que preparar y qué tiene que llevar el producto antes de su comercialización. Para el detalle artículo por artículo, tienes el reglamento GPSR completo en su guía dedicada.

Qué es el GPSR y de dónde sale

GPSR son las siglas en inglés del Reglamento de Seguridad General de los Productos. En español lo verás también como Reglamento General de Seguridad de los Productos. Da igual el nombre: hablamos del Reglamento (UE) 2023/988, que sustituyó a la antigua Directiva de Seguridad General de los Productos (la 2001/95/CE).

La idea de fondo es sencilla. Cualquier producto de consumo que se venda en la UE tiene que ser seguro. Lo que ha hecho el nuevo reglamento es convertir esa idea en obligaciones concretas, con nombre y apellidos para cada actor de la cadena, y adaptarlas al comercio electrónico y a los productos que llegan de fuera de la UE.

Hay un punto que conviene fijar desde el principio: no existe ninguna exención para pequeñas empresas, ni para los productos hechos a mano. Si vendes un producto de consumo a un cliente en la UE, el reglamento te aplica. El tamaño de tu negocio o que cosas tu propia mercancía en casa no cambia nada. Si te preocupa este punto en concreto, lo desarrollo en la guía sobre GPSR y pequeñas empresas.

Una matización útil sobre el ámbito: los archivos puramente digitales, como un PDF, un ebook o una plantilla descargable, quedan en general fuera del reglamento, porque no son un producto físico. El único caso que sigue en discusión es el del software independiente. Si lo que vendes es un objeto físico, no le des más vueltas: estás dentro.

Qué tipo de operador económico eres

Aquí es donde la mayoría se atasca, y es la pregunta que más recibo. Tus obligaciones dependen de tu papel en la cadena de suministro, no de cómo te llames a ti mismo. Una misma empresa puede ser fabricante de un producto e importador de otro a la vez.

Esta es la tabla resumida de obligaciones por operador económico:

Operador económico	Obligaciones principales
Fabricante (con sede en la UE)	Realizar la evaluación de riesgos, elaborar la documentación técnica, garantizar la trazabilidad y el etiquetado, y designar persona responsable si procede.
Importador (productos de fuera de la UE)	Actúa como persona responsable, verifica la conformidad del fabricante externo, etiqueta el producto con sus datos y conserva la documentación técnica.
Representante autorizado	Designado por escrito por un fabricante de fuera de la UE; realiza las tareas de persona responsable.
Distribuidor / vendedor online	Verifica que el fabricante o el importador han cumplido con sus obligaciones antes de poner el producto en el mercado.

Léelo con calma, porque de aquí sale todo lo demás. Si fabricas el producto o lo encargas a otro con tu marca, eres fabricante. Si lo traes a la UE desde un país de fuera, eres importador, y con ese papel asumes las tareas de persona responsable. Si solo lo revendes, eres distribuidor, y tu trabajo es comprobar que quien va antes que tú en la cadena ha hecho los deberes.

La persona responsable: quién la necesita y para qué

Este es el concepto que más confusión genera, así que vamos por partes.

El reglamento exige que todo producto de consumo vendido en la UE tenga detrás una persona responsable establecida en la UE. Esa persona responsable es un punto de contacto físico, con dirección en territorio europeo, al que la autoridad de vigilancia del mercado puede acudir si hay un problema con el producto.

Si tu empresa está en España y eres el fabricante o el importador, buenas noticias: tú mismo ya puedes ser la persona responsable. No necesitas contratar a nadie aparte. La pregunta del representante autorizado solo aparece cuando el fabricante está fuera de la UE.

Ahí es donde la cosa se complica. Los vendedores de fuera de la UE, por ejemplo un fabricante en China o en Estados Unidos que vende directamente a clientes europeos, están obligados por el Artículo 16 a designar una persona responsable establecida en la UE. Si compras a un proveedor extracomunitario y lo introduces tú en el mercado europeo, ese papel lo asumes tú como importador. Para el detalle de este rol, tienes la guía sobre la persona responsable y el representante autorizado.

Un último matiz que conviene tener claro: un proveedor de servicios logísticos, lo que se conoce como fulfilment, solo pasa a ser persona responsable como último recurso. Es decir, únicamente cuando no hay ningún fabricante, importador ni representante autorizado establecido en la UE. No es la regla general; es la red de seguridad del reglamento para que ningún producto se quede sin un responsable identificable.

La evaluación de riesgos y la documentación técnica

Estas dos cosas van juntas y son el corazón del cumplimiento. Las regula el Artículo 9.

La evaluación de riesgos es el análisis de qué puede salir mal con tu producto y qué has hecho para evitarlo. No es un trámite genérico: tiene que ser específico de ese producto. Si vendes una lámpara, piensas en el riesgo eléctrico y de sobrecalentamiento; si vendes un juguete, en piezas pequeñas y materiales en contacto con la boca. El objetivo es demostrar que conoces los peligros y los has controlado.

La documentación técnica es el expediente donde guardas todo eso. Según el reglamento, debe incluir como mínimo la evaluación de riesgos, una descripción general del producto y la información sobre sus características esenciales que sirven para evaluar su seguridad. Es lo que tienes que poder enseñar si la autoridad de vigilancia del mercado te lo pide.

Y aquí viene el dato que más gente pasa por alto: la documentación técnica se conserva durante diez años desde la fecha en que el producto se comercializó por última vez. Lo dice el Artículo 9(7). No es diez años desde la primera venta. Es diez años desde la última. Si dejas de vender un modelo en 2030, tienes que poder presentar su expediente hasta 2040.

Si necesitas un punto de partida para montar este expediente, en EUProof generamos la documentación de conformidad GPSR a partir de los datos de tu producto. Puedes ver cómo funciona en la plantilla GPSR o probarlo directamente con tus productos en /templates.

La trazabilidad y el etiquetado: qué tiene que llevar el producto

La trazabilidad es la capacidad de identificar un producto concreto y saber quién lo ha puesto en el mercado. En la práctica, se traduce en lo que tiene que aparecer en la etiqueta o en el propio producto. También está en el Artículo 9, en sus apartados 5 a 7.

Esto es lo que debe figurar:

• El nombre, la marca registrada o la denominación del fabricante.
• Su dirección postal y un correo electrónico de contacto.
• Un número de lote, de serie o de modelo que permita identificar el producto concreto.
• El marcado CE, cuando el producto esté cubierto por legislación que lo exija.

Si el fabricante está fuera de la UE, junto a sus datos tienen que aparecer también los de la persona responsable establecida en la UE. Esa es la información que permite a un inspector o a un consumidor saber a quién dirigirse.

Conviene fijar una cosa que mucha gente confunde: estos requisitos de trazabilidad y etiquetado están en el Artículo 9, no en el Artículo 16. El Artículo 16 es el que obliga a los vendedores de fuera de la UE a designar persona responsable. Son dos obligaciones distintas que a veces se mezclan. Para el detalle de qué poner y cómo, tienes la guía de etiquetado GPSR.

La declaración de conformidad: cuándo es obligatoria de verdad

Aquí hay otro malentendido muy extendido, sobre todo entre quienes venden en marketplaces.

Una declaración de conformidad formal solo es legalmente obligatoria para los productos cubiertos por legislación de armonización de la UE, es decir, los que llevan marcado CE: juguetes, equipos eléctricos, EPI y similares. Para esos productos, la declaración es un requisito.

Para los bienes que solo entran en el ámbito del GPSR y no en ninguna directiva de armonización, la cosa cambia. No existe una declaración de conformidad obligatoria por ley. Lo que sí ocurre es que muchos marketplaces piden una autodeclaración de seguridad como condición para publicar el producto. Esa autodeclaración es un requisito de la plataforma, no una imposición del reglamento. Es importante distinguir las dos cosas, porque si vendes fuera de marketplaces puede que no necesites ese documento concreto, aunque sí toda la documentación técnica que lo respalda.

La vigilancia del mercado y qué pasa si no cumples

El reglamento no se queda en el papel. Le da poder a las autoridades de vigilancia del mercado para inspeccionar productos, pedir la documentación técnica y retirar del mercado lo que no sea seguro. En España, esa función la ejercen las administraciones de consumo, y los marketplaces tienen además la obligación de retirar anuncios cuando una autoridad lo ordena.

En la práctica, los puntos de fricción más habituales son tres. El primero, los controles en aduana: un producto que llega de fuera de la UE sin persona responsable identificable se puede quedar bloqueado. El segundo, los propios marketplaces, que suspenden anuncios cuando falta la información obligatoria. Y el tercero, las inspecciones a raíz de una reclamación o un incidente, donde lo primero que te van a pedir es la documentación técnica.

Por eso el expediente no es burocracia para guardar en un cajón. Es lo que te permite responder en cuestión de días, no de semanas, cuando alguien con autoridad te lo reclama. Tener la evaluación de riesgos lista y accesible es la diferencia entre un trámite y un problema serio.

Qué tiene que verificar el vendedor online

Si eres distribuidor o vendedor online y no fabricas ni importas, tu obligación es de control. Antes de la comercialización del producto, tienes que comprobar que quien va antes que tú en la cadena ha cumplido.

En concreto, verifica que el producto lleva la información de trazabilidad en la etiqueta, que hay una persona responsable identificable en la UE y que existen las advertencias de seguridad e instrucciones necesarias en la lengua del país donde vendes. Si detectas que falta algo, no puedes seguir vendiéndolo como si nada: tienes que actuar.

Las plataformas tienen sus propios flujos para esto. Si vendes en los grandes marketplaces, te resultarán útiles las guías específicas de GPSR en Amazon España, GPSR en Etsy o GPSR en Miravia, porque cada una pide la información en un formato distinto.

Por dónde empezar

Si lo tuyo es vender productos de consumo en la UE y aún no has ordenado nada de esto, este es el camino corto:

Primero, decide qué operador económico eres para cada línea de producto. De ahí salen tus obligaciones. Segundo, comprueba si necesitas designar una persona responsable en la UE o si ya puedes serlo tú. Tercero, prepara la evaluación de riesgos y la documentación técnica de cada producto, y guárdala bien, porque la vas a tener que conservar diez años. Cuarto, revisa que el etiquetado lleva toda la información de trazabilidad. Y quinto, si vendes en marketplaces, prepara la autodeclaración que te pidan.

Si no tienes claro si tus productos entran en el ámbito del reglamento, puedes hacer una comprobación rápida en nuestra herramienta de diagnóstico antes de ponerte con la documentación.

Un consejo práctico para terminar: no intentes resolver todo el catálogo de golpe. Empieza por los productos que más vendes y por los que entran en categorías sensibles, como los que tienen contacto con la piel, los eléctricos o los destinados a menores. Esos son los que primero te van a mirar las autoridades y los que más rápido te suspende un marketplace si falta papeleo. Una vez tengas el método montado con esos, replicarlo para el resto del catálogo es cuestión de repetir el mismo proceso.

La normativa GPSR no es opaca una vez la ordenas. Lo difícil es el primer mapa: saber qué eres, qué te toca y qué tiene que llevar el producto. Con eso resuelto, el resto es trabajo de preparar y conservar expedientes.

Este artículo es una orientación general, no asesoramiento jurídico. Confirma tus obligaciones con un profesional cualificado o tu persona responsable.