Checklist GPSR 2026: l'audit in 25 punti per chi vende nell'UE

Il Regolamento generale sulla sicurezza dei prodotti ha spostato l'onere della prova su chi vende nell'e-commerce. Leggere il Regolamento (UE) 2023/988 da cima a fondo non è il modo per metterti in regola. Come ha detto un venditore: "La maggior parte dei piccoli marchi perde tempo perché cerca di 'imparare tutte le leggi'. Non farlo." La conformità è un elenco di cose da fare, strutturato, che applichi a ogni SKU prima che parta verso l'Unione europea o l'Irlanda del Nord.

La vera domanda, come l'ha posta un altro venditore, "è molto più semplice: cosa dovrei effettivamente scrivere, salvare o mostrare?" È a questo che risponde questa checklist in 25 punti. Ogni punto viene dal testo di legge, ordinato in cinque fasi così da poter passare in rassegna il catalogo un prodotto alla volta. Per il quadro generale, parti da che cos'è il GPSR.

Fase 1: Sicurezza del prodotto e valutazione dei rischi (Articolo 9)

L'Articolo 9(2) impone ai fabbricanti di svolgere un'analisi interna dei rischi prima di immettere un prodotto sul mercato. Quell'analisi è la base su cui poggia tutto il resto.

1. Funzione del prodotto definita. Metti per iscritto cos'è il prodotto e il suo uso previsto.
2. Distinta base. Elenca ogni materiale, sostanza chimica e componente del prodotto.
3. Verifica delle norme armonizzate. Stabilisci se il tuo prodotto ricade sotto norme di sicurezza specifiche dell'UE (la norma armonizzata EN 71 per i giocattoli, il regolamento REACH per le sostanze chimiche) e procurati i rapporti di prova che servono.
4. Individuazione dei pericoli. Documenta i pericoli fisici, meccanici, di infiammabilità e chimici.
5. Riduzione dei rischi. Registra cosa hai fatto per eliminare o ridurre ogni pericolo, come aggiungere un'avvertenza o cambiare un materiale.
6. Consumatori vulnerabili valutati. Valuta il rischio se è probabile che il prodotto venga usato da bambini o anziani.

Una trappola comune: dare per scontato che una semplice t-shirt o una stampa artistica non abbia bisogno di un fascicolo. Anche un articolo sicuro e autoesplicativo ti obbliga a documentare perché è a basso rischio e ad annotare che non servono avvertenze specifiche. Per il funzionamento di questa fase, vedi la guida alla valutazione dei rischi GPSR e il dettaglio sugli obblighi dell'Articolo 9.

Fase 2: Documentazione tecnica (Articolo 9)

Prepari una documentazione tecnica per dimostrare il lavoro della Fase 1. È interna, ma le autorità e i marketplace possono chiedertela.

7. Descrizione generale. Una stesura chiara e completa del prodotto.
8. Prove visive. Foto di buona qualità del prodotto, del suo imballaggio e delle sue etichette.
9. Rapporti di prova e certificati. Dichiarazioni del fornitore, certificati ISO e prove di laboratorio accreditate che sostengono le tue affermazioni di sicurezza.
10. Dichiarazione di Conformità. Se la tua categoria di prodotto la richiede (per esempio i prodotti con marcatura CE), redigi e firma la tua Dichiarazione di Conformità.
11. Sistema di archiviazione sicuro. Tieni il fascicolo completato raggiungibile e conservalo per 10 anni dall'immissione del prodotto sul mercato.

Un venditore ha colto bene la parte difficile: "il punto è riuscire a ritrovare l'informazione giusta mesi dopo, quando qualcosa va storto." Una cartella per ogni SKU, con foto, screenshot del fornitore e il tuo ragionamento, batte un mucchio di file sparsi. Un modello di documentazione tecnica ti dà la struttura da riempire invece di una pagina bianca.

Fase 3: La Persona Responsabile (Articolo 16)

L'Articolo 16 dice che un prodotto non può essere venduto nell'UE senza un operatore economico stabilito nell'Unione. Per chi vende fuori dall'UE, questo significa nominare qualcuno dentro il blocco.

12. Nomina una Persona Responsabile nell'UE. Ottieni un contratto scritto con un Rappresentante Autorizzato o una Persona Responsabile fisicamente stabilita nell'UE.
13. Nomina una Persona Responsabile nel Regno Unito se serve. Vendere in Gran Bretagna richiede una Persona Responsabile del Regno Unito separata. La Persona Responsabile dell'UE copre l'Irlanda del Nord.
14. Condividi la documentazione. Dai alla tua Persona Responsabile pieno accesso alla tua documentazione tecnica e alle tue valutazioni dei rischi.
15. Verifica la capacità della Persona Responsabile. Conferma che la tua Persona Responsabile segua i cambiamenti normativi e che possa mostrare alle autorità prove documentate dei controlli, se richiesto.

EUProof genera i documenti GPSR che la tua Persona Responsabile deve conservare, ma non agiamo come tua Persona Responsabile. Sei tu a nominare quell'operatore separatamente. Se non hai chiaro chi abbia i requisiti, leggi la guida alla Persona Responsabile e la differenza tra un Rappresentante Autorizzato e una Persona Responsabile.

Fase 4: Etichettatura e rintracciabilità (Articolo 9)

L'informazione deve viaggiare fisicamente con il prodotto. I dati nel backend, da soli, non bastano a rispettare la legge.

16. Identificativo del prodotto. Un numero di lotto, di modello o di serie sul prodotto o sull'imballaggio.
17. Dati del fabbricante. Il nome del tuo marchio, il tuo indirizzo postale e la tua email sul prodotto o sull'imballaggio.
18. Dati della Persona Responsabile nell'UE. Nome, indirizzo postale ed email della tua Persona Responsabile nell'UE sul prodotto o sull'imballaggio.
19. Avvertenze di sicurezza. Qualsiasi avvertenza o limite di età necessario, come "Non adatto a bambini di età inferiore a 3 anni".
20. Conformità linguistica. Traduci ogni avvertenza di sicurezza e ogni istruzione nella lingua ufficiale dello Stato membro in cui si trova l'acquirente.

È qui che falliscono più audit. Un venditore ha visto subito la stretta pratica: "Come faccio ad aggiungere tutte le informazioni richieste a un pacco? Sarà davvero un'etichetta affollata." Un foglietto dentro il pacco, libretti di sicurezza multilingue o pittogrammi standardizzati dove la legge li ammette mantengono l'etichetta leggibile. Stampare le avvertenze solo in inglese è l'errore più frequente. Vedi i requisiti di etichettatura GPSR per il dettaglio campo per campo.

Fase 5: Dati del marketplace e sorveglianza dopo l'immissione sul mercato

I marketplace vogliono i dati nel backend, e i tuoi obblighi non finiscono con la vendita.

21. Aggiorna le inserzioni del marketplace. Carica i dati del fabbricante, i dati della Persona Responsabile nell'UE e le informazioni di sicurezza nei portali di backend di Amazon, Etsy o Shopify.
22. Registro interno dei reclami. Annota e indaga ogni reclamo dei consumatori sulla sicurezza del prodotto.
23. Piano d'azione per i richiami. Una procedura scritta pronta nel caso un prodotto risulti pericoloso e debba essere richiamato.
24. Registrazione al Safety Gate. Sii pronto a usare il Safety Business Gateway dell'UE, il portale ufficiale di allerta rapida, per segnalare incidenti o prodotti pericolosi.
25. Monitoraggio continuo. Per i prodotti smart o il software, continua a tenere d'occhio i rischi che cambiano, comprese le aggiornamenti di cybersicurezza, per tutta la vita del prodotto. I file puramente digitali, come ebook, cartamodelli in PDF e file di immagine o stampa, restano in genere fuori dall'ambito del GPSR; solo il software e le app autonomi sono il caso controverso che ricade nell'ambito.

Una confusione che vale la pena chiarire: se vendi con il tuo marchio o nome commerciale, sei tu il fabbricante ai sensi del GPSR. Carichi i dati della tua azienda, non quelli della fabbrica estera. Come ha chiesto un venditore: "La legge dell'UE definisce NOI, come importatore o venditore, il fabbricante?" Con una private label, sì.

Cosa dimenticano più spesso i venditori

Tre sviste amministrative affondano venditori per il resto attenti. Le traduzioni linguistiche vengono per prime: le avvertenze devono essere nella lingua che capiscono i consumatori dello Stato membro di vendita, quindi tedesco per la Germania, non inglese ovunque. L'etichettatura fisica viene seconda: inserire i dati della Persona Responsabile nel backend di Amazon o Etsy non basta, perché la legge vuole quei dati sul prodotto, sull'imballaggio o su un documento di accompagnamento. La regola dei 10 anni viene terza: non è una cosa che si fa una volta sola, e aggiorni il fascicolo ogni volta che cambiano il progetto o i materiali.

Non hai bisogno di comprare un certificato. Il GPSR si basa sulla conformità autodichiarata, e qualsiasi agenzia che vende un "certificato GPSR" in realtà vende aiuto per completare questa checklist. EUProof genera la documentazione tecnica, la Dichiarazione di Conformità e il testo dell'etichetta rispetto a cui ti autodichiari, così la parte di scartoffie di questo elenco richiede minuti invece di settimane. Puoi generare i tuoi documenti GPSR in cinque minuti o controllare prima se la cosa ti riguarda.

Questo articolo è una guida generale, non una consulenza legale. Verifica i tuoi obblighi con un professionista qualificato o la tua Persona Responsabile.